हर दिन, दुनिया में लाखों ई-मेल (E-mail) भेजे जाते हैं। यह व्यावसायिक तौर पर कम्युनिकेशन करने का सबसे आम तरीका है।
ई-मेल आपके मार्केटिंग प्रयासों को बना या बिगाड़ सकते हैं। खराब लिखे गए ई-मेल में आपके ब्रांड को नुकसान पहुँचाने की क्षमता होती है।
हालाँकि, कुछ ई-मेल शिष्टाचार (e-mail etiquette) नियम हैं जिनका पालन करके आप त्रुटियों से बच सकते हैं और बेहतर पेशेवर ई-मेल बना सकते हैं जो पढ़ने वाले लोगों को प्रभावित करते हैं।
ई-मेल शिष्टाचार क्या है? What is E-mail Etiquette?
ई-मेल शिष्टाचार सामाजिक या व्यावसायिक रूप से स्वीकार्य तरीके से ई-मेल लिखने या उत्तर देने के सिद्धांतों का एक समूह है। इसमें भाषा, संरचना, व्याकरण और स्वर शामिल हैं।
ई-मेल शिष्टाचार प्राप्तकर्ता के आधार पर और पेशेवर और व्यक्तिगत ई-मेल के बीच भिन्न होता है। उदाहरण के लिए, आपके द्वारा मित्रों और सहकर्मियों को भेजे जाने वाले ई-मेल बहुत अलग होते हैं।
ई-मेल शिष्टाचार क्यों महत्वपूर्ण है? Importance of E-mail Etiquette
ई-मेल शिष्टाचार बेहतर संवाद करने और प्राप्तकर्ता के साथ बेहतर संबंध बनाने में मदद करता है। व्यक्तिगत रूप से बोलना बनाम ई-मेल पर संचार करना पूरी तरह से अलग है। गलत संदर्भ में एक वाक्यांश आपके संचार या ब्रांड को हानि पहुँचा सकता है।
इसलिए ई-मेल लिखते समय उचित शिष्टाचार का पालन करना इतना महत्वपूर्ण है क्योंकि इससे आपको अपने संदेश को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में मदद मिलती है। यह निम्नलिखित हासिल करने में भी मदद करता है:
- व्यावसायिकता: उचित ई-मेल भाषा का प्रयोग करके, आप और आपका व्यवसाय एक पेशेवर छवि व्यक्त करेंगे।
- दक्षता: यह आपके कम्युनिकेशन स्किल को बेहतर बनाने में आपकी मदद करता है। ई-मेल जो मुद्दे पर आते हैं वे बुरी तरह से प्रेषित ई-मेल की तुलना में कहीं अधिक प्रभावी होते हैं।
- अभिव्यक्ति की स्पष्टता: गलत समझे जाने या गलत व्याख्या किए जाने से बचने के लिए उचित स्वर का प्रयोग करें।
- उत्तरदायित्व से सुरक्षा: ई-मेल के दांव के बारे में जागरूकता आपको और आपके संगठन को महंगे मुकदमों से सुरक्षित रखेगी।
ई-मेल शिष्टाचार नियम (उदाहरण के साथ)
- एक पेशेवर ई-मेल पते का उपयोग करें
एक औपचारिक ई-मेल पता बनाएं और उसका उपयोग करें जिसे लोग याद रख सकें। आपका ई-मेल पता आपका पहला नाम या आपके पहले और अंतिम नाम का संयोजन हो सकता है। आप अपने ई-मेल पते में एक या दो नंबरों का भी उपयोग कर सकते हैं। अपने ई-मेल पते में अजीब नामों और प्रतीकों का प्रयोग न करें। - स्पष्ट सब्जेक्ट लिखें
ई-मेल खोलने या न खोलने का निर्धारण करने के लिए लोग सब्जेक्ट का उपयोग करते हैं। सब्जेक्ट लाइन्स को को ई-मेल कॉपी का संदर्भ देना चाहिए। ई-मेल शिष्टाचार को ध्यान में रखते हुए, छोटी और स्पष्ट विषय पंक्तियों का उपयोग करें। लोगों को बताएं कि वे ई-मेल से क्या उम्मीद कर सकते हैं, और कभी भी बिना विषय (Subject) के ई-मेल न भेजें। - प्रोफेशनल टोन बनाए रखें
आप क्या कहते हैं इससे ज्यादा महत्वपूर्ण यह है कि आप इसे कैसे कहते हैं। ई-मेल शिष्टाचार का पालन करने के लिए, ई-मेल लिखते समय अपने लहजे को दोस्ताना और विनम्र रखें। - ई-मेल को स्पष्ट और संक्षिप्त रखें
अपने ई-मेल को लिखते समय, पहले मुख्य संदेश से शुरुआत करना सबसे अच्छा होता है और फिर आप ई-मेल क्यों भेज रहे हैं, इसका संदर्भ स्पष्ट करना चाहिए। बहुत अधिक पैराग्राफ वाले लंबे ई-मेल लिखने से बचना चाहिए। इसके बजाय, आप इसे छोटा रखने के लिए बुलेट का उपयोग कर सकते हैं। - प्राप्तकर्ताओं को उपयुक्त टैग में चिह्नित करें
जिन लोगों को ई-मेल से संबंधित कोई आवश्यक कार्रवाई करनी है, उनका उल्लेख ‘To’ फ़ील्ड में किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप अपने सहायक को अपना शेड्यूल बदलने के लिए कहने के लिए ई-मेल भेजते समय ‘To’ सेक्शन में रख सकते हैं। जिन लोगों के साथ आप कार्रवाई नहीं करना चाहते हैं, लेकिन जिन्हें परिवर्तनों के बारे में पता होना चाहिए, उन्हें CC (carbon copy) फ़ील्ड में शामिल किया जा सकता है। BCC (carbon copy) फ़ील्ड वह जगह है जहाँ आप उन प्राप्तकर्ताओं को जोड़ते हैं जिनकी पहचान छिपी रहनी चाहिए। बीसीसी में जोड़े गए लोग अन्य ई-मेल प्राप्तकर्ताओं द्वारा नहीं देखे जा सकते हैं।
E-mail Etiquette के सम्बन्ध में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
ई-मेल का महत्व क्या है?
ई-मेल एक आधुनिक संचालन प्रणाली है जिसका उपयोग संदेशों और डॉक्यूमेंट्स को ऑनलाइन शेयर करने और संचयित करने के लिए किया जाता है। यह व्यवसायिक और व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए उपयोगी होता है।
ई-मेल लिखते समय सही व्यक्ति कैसे चुनें?
ई-मेल लिखते समय, आपको सही व्यक्ति का ई-मेल पता या उनका नाम सही तरीके से दर्ज करना चाहिए। ध्यानपूर्वक स्पष्ट और सटीक होना चाहिए ताकि संदेश सही व्यक्ति तक पहुँचे।
ई-मेल के शीर्षक की चयन में सुझाव क्या है?
ई-मेल के शीर्षक को संक्षिप्त और स्पष्ट होना चाहिए। यह बताने के लिए उपयुक्त होना चाहिए कि संदेश का विषय क्या है, ताकि पढ़ने वाले को तुरंत समझ में आ सके।
ई-मेल में उपयोग की जाने वाली भाषा क्या होनी चाहिए?
ई-मेल में साधारणत: सार्थक और संवेदनशील भाषा का उपयोग करें। विनीत, शिष्ट और सहयोगी भाषा का पालन करें।