हर दिन, दुनिया में लाखों ईमेल भेजे जाते हैं। यह व्यावसायिक तौर पर कम्युनिकेशन करने का सबसे आम तरीका है।
ईमेल आपके मार्केटिंग प्रयासों को बना या बिगाड़ सकते हैं। खराब लिखे गए ईमेल में आपके ब्रांड को नुकसान पहुँचाने की क्षमता होती है।
हालाँकि, कुछ ईमेल शिष्टाचार (email etiquette) नियम हैं जिनका पालन करके आप त्रुटियों से बच सकते हैं और बेहतर पेशेवर ईमेल बना सकते हैं जो पढ़ने वाले लोगों को प्रभावित करते हैं।
ईमेल शिष्टाचार क्या है? What is Email Etiquette?
ईमेल शिष्टाचार सामाजिक या व्यावसायिक रूप से स्वीकार्य तरीके से ईमेल लिखने या उत्तर देने के सिद्धांतों का एक समूह है। इसमें भाषा, संरचना, व्याकरण और स्वर शामिल हैं।
ईमेल शिष्टाचार प्राप्तकर्ता के आधार पर और पेशेवर और व्यक्तिगत ईमेल के बीच भिन्न होता है। उदाहरण के लिए, आपके द्वारा मित्रों और सहकर्मियों को भेजे जाने वाले ईमेल बहुत अलग होते हैं।
ईमेल शिष्टाचार क्यों महत्वपूर्ण है? Importance of Email Etiquette
ईमेल शिष्टाचार बेहतर संवाद करने और प्राप्तकर्ता के साथ बेहतर संबंध बनाने में मदद करता है। व्यक्तिगत रूप से बोलना बनाम ईमेल पर संचार करना पूरी तरह से अलग है। गलत संदर्भ में एक वाक्यांश आपके संचार या ब्रांड को हानि पहुँचा सकता है।
इसलिए ईमेल लिखते समय उचित शिष्टाचार का पालन करना इतना महत्वपूर्ण है क्योंकि इससे आपको अपने संदेश को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में मदद मिलती है। यह निम्नलिखित हासिल करने में भी मदद करता है:
- व्यावसायिकता: उचित ईमेल भाषा का प्रयोग करके, आप और आपका व्यवसाय एक पेशेवर छवि व्यक्त करेंगे।
- दक्षता: यह आपके कम्युनिकेशन स्किल को बेहतर बनाने में आपकी मदद करता है। ईमेल जो मुद्दे पर आते हैं वे बुरी तरह से प्रेषित ईमेल की तुलना में कहीं अधिक प्रभावी होते हैं।
- अभिव्यक्ति की स्पष्टता: गलत समझे जाने या गलत व्याख्या किए जाने से बचने के लिए उचित स्वर का प्रयोग करें।
- उत्तरदायित्व से सुरक्षा: ईमेल के दांव के बारे में जागरूकता आपको और आपके संगठन को महंगे मुकदमों से सुरक्षित रखेगी।
5 ईमेल शिष्टाचार नियम (उदाहरण के साथ)
- एक पेशेवर ईमेल पते का उपयोग करें
एक औपचारिक ईमेल पता बनाएं और उसका उपयोग करें जिसे लोग याद रख सकें। आपका ईमेल पता आपका पहला नाम या आपके पहले और अंतिम नाम का संयोजन हो सकता है। आप अपने ईमेल पते में एक या दो नंबरों का भी उपयोग कर सकते हैं। अपने ईमेल पते में अजीब नामों और प्रतीकों का प्रयोग न करें। - स्पष्ट सब्जेक्ट लिखें
ईमेल खोलने या न खोलने का निर्धारण करने के लिए लोग सब्जेक्ट का उपयोग करते हैं। सब्जेक्ट लाइन्स को को ईमेल कॉपी का संदर्भ देना चाहिए। ईमेल शिष्टाचार को ध्यान में रखते हुए, छोटी और स्पष्ट विषय पंक्तियों का उपयोग करें। लोगों को बताएं कि वे ईमेल से क्या उम्मीद कर सकते हैं, और कभी भी बिना विषय (Subject) के ईमेल न भेजें। - प्रोफेशनल टोन बनाए रखें
आप क्या कहते हैं इससे ज्यादा महत्वपूर्ण यह है कि आप इसे कैसे कहते हैं। ईमेल शिष्टाचार का पालन करने के लिए, ईमेल लिखते समय अपने लहजे को दोस्ताना और विनम्र रखें। - ईमेल को स्पष्ट और संक्षिप्त रखें
अपने ईमेल को लिखते समय, पहले मुख्य संदेश से शुरुआत करना सबसे अच्छा होता है और फिर आप ईमेल क्यों भेज रहे हैं, इसका संदर्भ स्पष्ट करना चाहिए। बहुत अधिक पैराग्राफ वाले लंबे ईमेल लिखने से बचना चाहिए। इसके बजाय, आप इसे छोटा रखने के लिए बुलेट का उपयोग कर सकते हैं। - प्राप्तकर्ताओं को उपयुक्त टैग में चिह्नित करें
जिन लोगों को ईमेल से संबंधित कोई आवश्यक कार्रवाई करनी है, उनका उल्लेख ‘To’ फ़ील्ड में किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप अपने सहायक को अपना शेड्यूल बदलने के लिए कहने के लिए ईमेल भेजते समय ‘To’ सेक्शन में रख सकते हैं। जिन लोगों के साथ आप कार्रवाई नहीं करना चाहते हैं, लेकिन जिन्हें परिवर्तनों के बारे में पता होना चाहिए, उन्हें CC (carbon copy) फ़ील्ड में शामिल किया जा सकता है। BCC (carbon copy) फ़ील्ड वह जगह है जहाँ आप उन प्राप्तकर्ताओं को जोड़ते हैं जिनकी पहचान छिपी रहनी चाहिए। बीसीसी में जोड़े गए लोग अन्य ईमेल प्राप्तकर्ताओं द्वारा नहीं देखे जा सकते हैं।